Als Trainer im Bereich Persönlichkeitsentwicklung und Selbstmanagementsystemen habe ich im Laufe der letzten Jahren mit großen Unternehmen wie Bayer, Ergo oder Avantum viele Erfahrungen machen können. Dazu gehört auf jeden Fall eine Veränderung im Arbeitsverhalten.
Was sich nicht verändert hat sind die persönlichen Probleme bei der Umsetzung des Selbst- oder Zeitmanagements. Genau hier liegt auch der Punkt. Die Techniken, die man früher dem Zeitmanagement zugeschrieben hat, werden heute immer besser durch technische Lösungen erleichtert. Diese sind zum Beispiel:
- Verwalten von einer Vielzahl von Terminen und Abgleich mit Anderen
- Führen von Aufgabenlisten
- Planung von Projekten und Tagesabläufen
- Kreative Phasen und Entwicklung neuer Ideen
- Archivierung mit Wiederauffindbarkeit
All das habe ich vor 20 Jahren noch mühsam erlernt und zwar von Assistentinnen der Geschäftsführung, die mit dem täglichen Papierstapeln perfekt umgehen konnten. Techniken wie 43 Ordner und Beschriftungsmaschinen für diese oder Kalender und Aufgabenplanung gab es damals schon.
Heute sind viele diese Aufgaben von jedem – ob CEO oder Selbstständiger, Angestellter oder Haushaltsführer – zu beherrschen. Denn der Fokus ist auf mehr Produktivität gerichtet und weg von den Verwaltungen. Je größer ein Unternehmen, desto größer der Verwaltungsaufwand. Doch da jeder heute Unmengen an Mails bearbeitet oder Telefonate führt um im Kommunikationsfluss zu bleiben braucht es mehr als nur Technik, um effektiv zu bleiben.
Und deshalb führt der Weg vom Zeitmanagement hin zum Selbstmanagement.
Es gibt Menschen, die haben hervorragende Systeme für sich erarbeitet. Andere haben noch nicht mal die Grundlage des Zeitmanagements gefunden und deshalb geht es genau an der Stelle los:
- A: Alles aufschreiben was zu erledigen ist – So halten Sie den Kopf frei für die wichtigen Dinge in Ihrem Job. Und das ist keine Möglichkeit, sondern für eine nach oben hin skalierbare Arbeitsweise eine Notwendigkeit. Geschickt ist, wer ein seiner Arbeitsweise passende Technik findet, um dies zu realisieren. (Siehe auch das Buch “Free Your Mind”)
- Planung und Entscheiden
Denn wenn sie nicht planen werden Sie in einer schrägen Hütte wohnen. Erst mit der Planung kann ein Haus entstehen. Und so ist das auch mit den Aufgabenplanungen.
Von Menschen, die gerade im Wandel hin zu einer besseren Organisation sind, höre ich oft den Einspruch, dass Planung Zeit kostet.
Spannend ist, dass genau das in der Regel die Zeit spart. Aber wem sage ich das. Der erfahrene Leser weiß das. Natürlich gibt es Dinge die tut man ohne diese zu planen, doch dazu gehört Struktur und Disziplin, damit das die zu planenden Aufgabenteile nicht stört.
Ein Beispiel: Sie stecken mitten in einer Planungsphase und müssen konzentriert arbeiten. Es wurde gemessen, dass Menschen, die zwischendrin jede Email lesen, die gerade herein kommt und sich davon stören lassen in der Regel in einem Tag ca. 1 Stunde Arbeitszeit verliert. Also im Gegensatz dazu, wenn man zuerst konzentriert arbeitet und dann im Block alle Emails abarbeitet. Für eine Woche ist das schon ein halber Arbeitstag und wenn Sie das mal hochrechnen, dann wissen Sie wo Ihre Zeit hingeht.
Ähnlich ist es mit den unorganisierten Ablagen. Die zweite Stunde am Tag wird dann mit Suchen verbracht. Jetzt haben Sie den Tag in der Woche schon weg. So viel Zeit können Sie sparen, wenn Sie sich selbst organisieren. Und das ist nur der Anfang.
Im nächsten Blog zum Thema lesen Sie, wie moderne Techniken wie GTD für die Umsetzung genutzt werden können.