Teams und Zeitmanagement

Im Rahmen von Seminaren in großen Unternehmen mit der “Free Your Mind” Methode (FYM) ist es immer wieder Thema, dass die Teilnehmer bemerken, dass wichtig ist, dass ein einzelner im Team noch effektiver sein könnte, wenn es möglich, gemeinsame Regeln für das Zeitmanagement festzulegen.

Um zu verstehen, was es notwendig ist fasse ich  hier erstmals vorab einige der organisatorischen,   menschlichen und technischen Aspekte zusammen, die in jedem guten Selbstmanagement stecken sollten (so zum Beispiel in GTD oder ZTD) und vergleiche diese mit den Aspekten, was im Team dafür beachtet werden sollte.

 

Organisation persönlich Organisation im Team Effekt
Eine strukturierte und gepflegte Ablage oder vergleichbare System: Gesuchtes muss reproduzierbar gefunden werden. Ähnliche grundlegende Ordner oder Ablagestrukturen. Bei Vertretungen weiß jeder, wo er was oder wie finden kann.
  • Übergabezeiten minimieren sich
  • Suchzeiten minimieren sich

 

Durchgehendes Organisationssystem für Papier/Ordner/Emails Gemeinsame Namensklassifikationen und Benennungen
  • Andere können passend posten durch hinzufügen eines #hash mit dem passenden Namen.
  • oder bereits passend ablegen
Es gibt nur eine Aufgabenliste, in der täglich gepflegt Aufgaben eingetragen und kategorisiert und priorisiert werden. Es ist ungefähr klar welche Aspekte als nächstes dran sind. Priorisierungen sind klar. Im Team kann klar über mögliche Hilfe diskutiert werden, wenn alle einen klaren Überblick über Aufgaben und Prioritäten haben.Regelmäßiger Abgleich der Teamprioritäten und aktuellen Projekten in Standup- Meetings (max. 15 min)
  • Menschliche Aspekte wie Lust oder persönliche Zu-/Abneigung spielen weniger Rolle
  • Jeder weiß wie die Prioritäten des anderen liegen und kann gezielt bei den richtigen Menschen Unterstützung anfragen.

 

 

Um zu einer effizienten Aufgabenliste zu kommen werden Sie meist keine “Hallo kannst Du mal” Aufgaben mehr annehmen” , sondern sie verweisen auf
“Bitte per Email” oder “Bitte vorbereitet übergeben”.
Jeder im Team weiß, dass die Eingangsliste meist per Mail, von allen gepflegt wird. Aufgaben werden über die Technik vergeben oder manchmal auch in gemeinsamen Aufgabenlisten mit Verantwortlichkeit gepflegt.
  • Zeitersparnis, durch klare Anweisungen und perfekte Übergabe. Kein “Ach hab ich vergessen” oder “wusste ich nicht”.
Eingänge werden nur zu bestimmten Zeiten abgearbeitet -mehrmals täglich aber nicht ständig. Emails sind erstmals keine Aufgaben, sondern werden in Blöcken bearbeitet Keine Erwartungen, dass jeder jederzeit per Email erreichbar ist. Wichtige Dinge sollten daher per Telefon angefragt werden. Im Team ist wichtig, dass Jeder diese Vereinbarung kennt und nutzt.
  • Verringerung der Entscheidungen was wichtig oder unwichtig ist
  • Es wird für die Einzelnen leichter Ihre Emails nur in regelmäßigen Intervallen abzurufen
Goldene Stunde Prinzip: Der einzelne kann sich gewisse Zeiten ohne Störung nehmen, um in ruhigen Zeiten konzentriert an wichtigen Dingen, die Konzentration benötigen, zu arbeiten. Jeder im Team hat diese Möglichkeiten. Diese sind im Team abgesprochen und es gibt Signale Symbole und Kennzeichnungen dafür. Ausnahmen, wenn unterbrochen werden kann, sind allen Teammitgliedern bekannt. Das Telefon kann auf jemanden umgestellt werden.
  • Der Sägezahneffekt kann für kurze Zeit ausgeklammert werden und manche Dinge können dadurch doppelt so schnell erledigt werden.

 

Delegation von Aufgaben wird klar mit oder ohne Verantwortungsübergabe durchgeführt. Der Verantwortliche hat eine Liste oder Technik dies zu verwalten. Die Delegation ist dabei gut vorbereitet und alle relevanten Informationen wurden beigefügt. Es werden klar die Prioritäten der Aufgabe kommuniziert. Der Delegierte weiß über die Aufgabe Bescheid, kennt die Priorität der Aufgabe und kann diese entsprechend behandeln. Unnötiges Nachfragen entfällt.Der Delegierte kennt seine eigene Liste und kann gegebenenfalls damit begründet  “Nein” sagen.
  • Gut vorbereitet spart viele Rückfragen und Unterbrechungen
  • Verantwortlichkeiten werden entsprechend übernommen.
  • Keiner übernimmt einfach Aufgaben, die dann aus Überbelastung liegen bleiben.
Kontexterfassung und Zusammenfassung von Dingen, die gemeinsam erledigt werden können. Z.B @Telefonieren, @Einkaufen, @Officeorganisation … Gemeinsame Kontexte für Routineaspekte, die Zusammengefasst werden können. Gemeinsame Kontext für @Einkäufe oder @Technik, die gegeben falls angefragt werden können und damit von einem, der sowieso genau dieses Thema gerade löst auch mit erledigt werden kann.
  • Zeitersparnis für viele, Geringer Mehraufwand für einen.
Planungsphasen und Ziele sind wichtiges Bestandteil eines perfekten Zeitmanagements. Tägliche Planung mit Fokus auf die wichtigen Dinge erschafft Erfolg. Jahres-, Monats-, Wochenplanung sowie die tägliche Aufgabenplanung erschafft Überblick. Kanban-Boards zeigen an, wie jeder im Team aktiv ist und welche Ziele er aktuell verfolgt.Im Team oder/und mit Vorgesetzten werden regelmäßig gemeinsame Ziele festgelegt und jährlich Reviews durchgeführt.Lernende und sich anpassende Teams, die kurzfristig auf Gegebenheiten reagieren können  und Ziele verändern brauchen zirkuläre Iterationsphasen
  • Jeder im Team kann schnell nachverfolgen, an welchen Zielen die Teamkollegen arbeiten und was gerade im Fokus ist.
  • Durch das Wissen was Teamziele sind, fühlt sich der einzelne mehr integriert und arbeitet effektiver.
  • Mehr Erfolg durch kürzere Reaktionszeiten auf Veränderungsprozesse von Markt und Umfeld

 

Gut vorbereitet ins Meeting. Jeder plant optimal für sich die Zeit für die Vorbereitung und für das Meeting ein und hält sich an die Zeitvorgaben. Alles was schon vorab getan werden kann, ist vorbereitet. Nach dem Meeting werden direkt alle Ergebnisse dokumentiert. Meeting ist das Teamthema. Hierfür gibt es klare Definitionen: (Auszüge)

  • Jedes Meeting ist optimal vorbereitet und jeder weiß, was Ihn erwartet. Ausnahme sind Kreativmeetings für Neue Thematiken.
  • Jeder Eingeladene hat einen Grund da zu sein. Wer nur Informationen braucht, kann auch ein Protokoll bekommen.
  • Begrenzte Redezeit, um Ausschweifungen zu sparen
  • Pünktlichkeit ist Pflicht.
  • Alle Ergebnisse werden direkt protokolliert. (Handschriftlich reicht meist) und Ergebnisse mit Handlungsverantwortungen festgelegt. Dies wird schriftlich kurz nach dem Meeting dokumentiert.
  • Klare Zeitvorgaben für das Meeting und die Themen.
  • Meetingzeiten für Organisatorische Themen nicht in Hauptarbeitszeit.
  • Standup Meeting sind für manche Themen effektiver. Alle kommen kurz im Stehen zusammen.

Hier verweise ich auf folgendes Buch:
Sprint-Meetings statt Marathon-Sitzungen: Besprechungen effizient organisieren und leiten

  • Hier könnten in vielen Unternehmen Zeit und Reibungspunkte gespart werden. In fast jedem Unternehmen in dem ich bin, ist das noch Thema.

Das sind grundsätzliche Aspekte der Zusammenarbeit. Was technisch dazu wichtig ist und welche menschlichen Aspekte noch zu beachten sind können Sie in den folgenden Artikeln lesen.